# Как малому бизнесу выбрать первую задачу для автоматизации

# Первая задача для автоматизации: как выбрать малому бизнесу

Начинать нужно не с самой болезненной задачи, а с самой прощающей ошибки. Первая задача для автоматизации — это учебный полигон: на ней вы и подрядчик проверяете, умеете ли вы описывать правила, получать данные и замечать сбои. Если она провалится, бизнес не должен это почувствовать.

# Какая первая задача для автоматизации подходит малому бизнесу?

Та, у которой совпали четыре признака.

Она повторяется часто: каждый день или несколько раз в неделю, иначе экономия не заметна. Правила понятны и умещаются в несколько строк: «если сумма оплаты совпала со счётом, пометить заказ оплаченным». Данные уже лежат в цифровом виде, а не в блокноте менеджера и не в голове бухгалтера. И цена ошибки невысока: неверное напоминание клиенту исправить проще, чем неверный платёж поставщику, потому что ошибка не тянет за собой цепочку других операций, возвраты и разбирательства с банком или контрагентом.

Если хотя бы одного признака нет, задача годится для второго или третьего этапа.

Как выбрать между несколькими подходящими?

# Как оценить кандидатов за 15 минут?

Выпишите 3–5 задач, которые сегодня выполняют руками, и поставьте каждой от 0 до 2 баллов по четырём признакам. Сумма до 8. Разброс между задачами обычно виден сразу, а споры в команде превращаются в разговор по существу: «почему данные у тебя 1, а не 2?»

Пример того, как это выглядит на воображаемых задачах:

Баллы здесь учебные, у вас они будут другими. Смысл в том, что задача со скидками набирает меньше всего: правила «по ситуации», а ошибка стоит денег.

А с чего не стоит начинать никогда?

# Каких задач на старте лучше избегать?

Трёх типов. Редкие задачи, которые случаются раз в квартал: окупаются годами. Задачи на стыке с чужими системами, где вы не контролируете изменения, например выгрузки из личного кабинета поставщика без документированного интерфейса. И задачи, про которые сотрудники говорят «там слишком много нюансов»: нюансы нужно сначала записать, а потом решать, что с ними делать.

Хорошая новость: к такой задаче можно вернуться, когда на простой отработана схема описания и проверки. Первый проект даёт не только экономию времени, но и привычку.

Что происходит дальше?

# Что делать после первого запуска?

Две недели смотреть на результат глазами, а не только на отчёт. Сравнить несколько случайных записей, обработанных автоматически, с тем, как их сделал бы человек. Записать, сколько времени задача занимала до и после, на своих данных.

Если нужен взгляд со стороны на список задач, с таким разбором помогает Александр Свердлов: он смотрит на процессы малого бизнеса и подсказывает, что имеет смысл автоматизировать первым, а что отложить. Делать это можно и самостоятельно, просто с внешним разбором меньше риск пропустить исключения.

Закрепите результат: опишите, как работает автоматизация, на одной странице. Следующую задачу будет проще начать с неё.

# Что сделать сегодня?

1. Выпишите 3–5 рутинных задач, которые делаются руками.
2. Поставьте баллы от 0 до 2 по четырём признакам.
3. Выберите задачу с наибольшей суммой и самой низкой ценой ошибки.
4. Запишите, сколько времени она занимает сейчас: это ваша точка отсчёта.